Was kleine WEGs und Vermieter wirklich zahlen
Die Kosten für eine Hausverwaltung sind für viele Immobilieneigentümer ein Buch mit sieben Siegeln. Besonders Inhaber kleiner Wohnungseigentümergemeinschaften und Vermieter einzelner Mietobjekte fragen sich oft, wie sich die Preise zusammensetzen und welche Kosten für die jeweiligen Leistungen angemessen sind. Da sich die Fixkosten bei kleineren Objekten auf weniger Parteien verteilen, schlagen sie prozentual oft stärker zu Buche. Ohne das entsprechende Hintergrundwissen fällt es schwer, die Angebote auf dem Markt richtig einzuschätzen und die Wirtschaftlichkeit der Verwaltung zu beurteilen.
Dieser ausführliche Artikel beleuchtet im Detail, welche Kosten bei der Verwaltung kleinerer Objekte anfallen und worauf Eigentümer achten sollten. Ein wesentlicher Aspekt dabei sind die fundamentalen Unterschiede zwischen der reinen WEG-Verwaltung und der klassischen Mietverwaltung. Während sich die WEG-Verwaltung primär um das gemeinschaftliche Eigentum wie das Treppenhaus, die Rücklagen und die Eigentümerversammlung kümmert, konzentriert sich die Mietverwaltung auf das Sondereigentum und regelt das direkte Verhältnis zum Mieter vom Mieteingang bis zur Nebenkostenabrechnung.
Was ist drin im Verwaltungshonorar?
Die Kosten für eine Hausverwaltung bestehen keineswegs nur aus dem reinen Grundhonorar. Vielmehr setzen sie sich aus verschiedenen, einzelnen Posten zusammen, die Eigentümer genau kennen müssen, um die tatsächliche finanzielle Gesamtbelastung richtig zu verstehen und zu kalkulieren. Den Kern dieser Kostenstruktur bildet das Grundhonorar, welches auch als Pauschalhonorar bezeichnet wird. Dies ist die vertraglich vereinbarte Basisvergütung für die Erbringung der Regelleistungen. Die Abrechnung erfolgt dabei in der Regel monatlich und bemisst sich nach der Anzahl der einzelnen Einheiten, wie beispielsweise Wohnungen oder gewerblichen Flächen.
Bei der klassischen Verwaltung von kleinen Wohnungseigentümergemeinschaften dient die jeweilige Wohneinheit als feste Berechnungsgrundlage. Die typischen Kosten bewegen sich hierbei meist in einem Rahmen von ungefähr 25 € bis 40 € im Monat. Zu beachten ist jedoch, dass dieser Betrag bei sehr kleinen Gemeinschaften mit nur zwei bis fünf Einheiten pro Wohnung oft auch höher ausfallen kann, da sich der Verwaltungsaufwand auf weniger Eigentümer verteilt. Im Bereich der reinen Mietverwaltung gestaltet sich die Berechnungsgrundlage etwas flexibler. Hier kann die Vergütung entweder ebenfalls als fester Betrag pro Wohneinheit oder aber als prozentualer Anteil der Miete vereinbart werden. Finanziell schlägt dies üblicherweise mit ungefähr 20 € bis 40 € pro Einheit zu Buche, während bei der prozentualen Abrechnung ein Anteil von 4 % bis 6 % der jeweiligen Kaltmiete als Richtwert gilt. Die Kosten für eine Hausverwaltung bestehen nicht nur aus dem Grundhonorar. Sie setzen sich aus verschiedenen Posten zusammen, die man kennen muss, um die tatsächliche Belastung zu verstehen.
Spezielle Kostenfaktoren für kleine WEGs
Kleine Wohnungseigentümergemeinschaften unterliegen vollumfänglich dem Wohnungseigentumsgesetz und stehen vor spezifischen Anforderungen, die sich maßgeblich in den Verwaltungskosten niederschlagen. Die gesetzlichen Vorgaben machen dabei keinen Unterschied zwischen einer großen Wohnanlage und einem kleineren Objekt, weshalb der bürokratische Grundaufwand prozentual schwerer ins Gewicht fällt.
Besonders die Reform des Wohnungseigentumsgesetzes aus dem Jahr 2020 hat den Verwaltungsaufwand in vielen Bereichen spürbar erhöht, da die Rechte der einzelnen Eigentümer gestärkt wurden. Diese rechtlichen Neuerungen betreffen auch und gerade kleine Gemeinschaften in erheblichem Maße. Ein zentraler Punkt sind dabei die sogenannten Umlaufbeschlüsse. Die Verwaltung muss diese Beschlussfassungen abseits der regulären Versammlungen teils sehr aufwendig als reine Abstimmung organisieren. Was einfach klingt, erweist sich in der Praxis bei kleinen Gemeinschaften mit stark unterschiedlichen Meinungen oft als zeitintensiver und zäher Prozess.
Ein weiterer wesentlicher Kostenfaktor betrifft die Erstellung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans. Diese Dokumente sind gesetzlich strikt vorgeschrieben. Sie müssen selbst für ein kleines Haus mit nur vier Parteien nach allen Regeln der Kunst und völlig fehlerfrei erstellt werden, was den gleichen rechnerischen und rechtlichen Aufwand bedeutet wie bei Großobjekten. Schließlich fließen auch die Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat, sofern ein solcher überhaupt gewählt wurde, sowie die rechtliche Pflicht zur ordnungsgemäßen Einberufung und Durchführung von Eigentümerversammlungen als feste Fixpunkte direkt in die Kalkulation der Verwaltungskosten ein. Kleine WEGs unterliegen dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und haben spezifische Anforderungen, die sich in den Verwaltungskosten niederschlagen.
Die Besonderheiten des WEG-Gesetzes
Die umfassende Reform des Wohnungseigentumsgesetzes aus dem Jahr 2020 hat den bürokratischen und organisatorischen Aufwand für Verwaltungen in vielen Bereichen spürbar in die Höhe getrieben. Ziel des Gesetzgebers war es zwar, die Rechte der einzelnen Eigentümer zu stärken, doch im Alltag führt dies zu einem deutlichen Mehraufwand, der gerade kleinere Gemeinschaften finanziell und organisatorisch stark betrifft. Ein wesentlicher Kostentreiber in der täglichen Praxis sind die sogenannten Umlaufbeschlüsse. Die Verwaltung steht hierbei oft vor der Herausforderung, Beschlussfassungen außerhalb der regulären Versammlungen zu organisieren. Dies stellt sich meist wesentlich zeitintensiver und aufwendiger dar als eine einfache Abstimmung vor Ort. Besonders in kleinen Eigentümergemeinschaften, in denen stark unterschiedliche Meinungen aufeinanderprallen, erfordert diese Form der Entscheidungsfindung ein hohes Maß an Koordination und Fingerspitzengefühl vonseiten des Verwalters.
Darüber hinaus schlagen die gesetzlich zwingend vorgeschriebenen Dokumente wie die jährliche Abrechnung und der Wirtschaftsplan wirtschaftlich zu Buche. Diese Finanzberichte müssen selbst für ein kleines Haus mit nur vier Parteien nach allen Regeln der Kunst sowie absolut fehlerfrei und rechtssicher erstellt werden. Der dafür nötige Prüfungs- und Rechenaufwand verringert sich bei einer kleinen Anzahl von Wohnungen kaum im Vergleich zu Großanlagen. Schließlich bilden auch die laufende Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat, sofern ein solcher im Objekt existiert, sowie die strikte Pflicht zur ordnungsgemäßen Einberufung und Durchführung von Versammlungen feste organisatorische Verpflichtungen, die als dauerhafte Faktoren direkt in die Kostenkalkulation einfließen.Die Reform des WEG-Gesetzes (seit 2020) hat den Verwaltungsaufwand teils erhöht, da die Rechte der Eigentümer gestärkt wurden. Dies betrifft auch kleine Gemeinschaften.
Spezielle Kostenfaktoren für die Mietverwaltung
Die Verwaltung eines reinen Mietobjekts, wie beispielsweise eines Mehrfamilienhauses oder eines einzelnen Sondereigentums innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft, setzt im Vergleich zur reinen Liegenschaftsverwaltung ganz andere Schwerpunkte. Hier stehen nicht die bauliche Gemeinschaftsanlage und die Eigentümerbeschlüsse im Vordergrund, sondern primär die direkte Mieterbeziehung sowie die finanzielle Optimierung der Immobilie. Den Kern des Alltagsgeschäfts bildet dabei die laufende Mieterbetreuung. Diese Aufgabe umfasst im Wesentlichen den regelmäßigen Mieteinzug samt der lückenlosen Überwachung der Zahlungseingänge sowie das rechtssichere Mahnwesen, falls es zu Zahlungsverzügen kommen sollte. Ein weiterer, oft sehr komplexer Vorgang ist die jährliche Erstellung der Betriebskostenabrechnung, bei der alle umlegbaren Ausgaben exakt auf die Mieter aufgeteilt werden müssen. Hinzu kommen die tägliche Korrespondenz, das Bearbeiten von Beschwerden oder Schadensmeldungen, das Koordinieren von Reparaturanforderungen sowie regelmäßige Begehungen des Objekts, um den baulichen Zustand der Immobilie fortlaufend im Blick zu behalten.
Der weitaus größte Kostenfaktor in der gesamten Mietverwaltung entsteht jedoch meist dann, wenn Wohnraum leer steht und eine Neuvermietung notwendig wird. Sofern der Verwalter diese Aufgabe übernimmt – was die Mietersuche, die umfassende Prüfung der Zahlungsfähigkeit der Interessenten und das rechtssichere Aufsetzen des Mietvertrags beinhaltet –, wird dieser Aufwand in der Regel gesondert und zusätzlich zum monatlichen Grundhonorar abgerechnet. Für diese Abrechnung der Neuvermietung gibt es im Wesentlichen zwei gängige Modelle. Bei der ersten Variante fungiert der Verwalter wie ein Immobilienvermittler und berechnet eine Vermittlungsgebühr, die sich üblicherweise auf eine bis zwei Nettokaltmieten beläuft. Aufgrund der gesetzlichen Vorgaben nach dem sogenannten Bestellerprinzip trägt diese Kosten allein der Vermieter, während der Wohnungssuchende abgabefrei bleibt. Die zweite Variante basiert auf einem festen Pauschalbetrag pro Mieterwechsel, der sich erfahrungsgemäß in einem Rahmen von ungefähr 200 € bis 500 € bewegt.
Als wirtschaftliche Empfehlung für Vermieter gilt daher, genau zu prüfen, ob sich die Neuvermietung und die Mieterauswahl eventuell in Eigenregie übernehmen lassen. Auf diese Weise können die teils sehr hohen Zusatzkosten effektiv eingespart werden. Das laufende Tagesgeschäft, insbesondere das Einzugswesen und die rechtlich anspruchsvolle Mieterbetreuung, verbleibt jedoch im Idealfall in den Händen eines Fachmanns, um Risiken zu minimieren.
Abrechnung des Sondereigentums (Mietshaus in WEG)
Besitzen Sie eine einzelne vermietete Wohnung, das sogenannte Sondereigentum, innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft, kommen auf Sie als Eigentümer im Regelfall sogar zwei getrennte Verwaltungsgebühren zu. Diese finanzielle Doppelbelastung ergibt sich direkt aus den unterschiedlichen Zuständigkeiten für das Gebäude. Auf der einen Seite steht die klassische Verwaltung der Wohnungseigentümergemeinschaft. Diese ist für das gesamte Gemeinschaftseigentum zuständig, wozu beispielsweise die Instandhaltung des Daches, die Pflege des Treppenhauses oder die Verwaltung der gemeinsamen Rücklagen gehören. Die Bezahlung dieser Leistung erfolgt anteilig über das monatliche Hausgeld, das jeder Eigentümer an die Gemeinschaft abführt. Auf der anderen Seite steht die reine Mietverwaltung für Ihr Sondereigentum. Diese kümmert sich ausschließlich um Ihre privaten Belange als Vermieter, wie etwa die direkte Mieterkorrespondenz und die Mieteingänge, und wird von Ihnen direkt an den separat beauftragten Mietverwalter bezahlt.
Ein besonders kritischer Punkt bei dieser Konstellation ist die Schnittstelle zwischen beiden Verwaltungen. Eigentümer sollten unbedingt darauf achten, dass der Mietverwalter die Daten und Zahlen aus der jährlichen Gesamtabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft zügig und fehlerfrei in die Betriebskostenabrechnung für Ihren Mieter überträgt. Da hierbei Umlageschlüssel neu berechnet und nicht umlegbare Kosten herausgefiltert werden müssen, gilt dieser Übertrag als ein mathematisch und rechtlich hochgradig fehleranfälliger Prozess, der ein präzises und professionelles Arbeiten erfordert.Besitzen Sie eine einzelne vermietete Wohnung (Sondereigentum) in einer WEG, haben Sie sogar zwei Verwaltungsgebühren.
So finden Sie ein faires und transparentes Angebot
Ein qualitativ hochwertiger Verwaltungsvertrag zeichnet sich in erster Linie durch lückenlose Transparenz aus. Um sicherzustellen, dass Sie für Ihr kleineres Objekt ein rundum faires Angebot erhalten, sollten Sie auf eine Reihe wesentlicher Kernpunkte achten, die eine spätere Kostenexplosion verhindern. Ein entscheidendes Qualitätsmerkmal ist hierbei die strikte und unmissverständliche Trennung aller anfallenden Kosten. Als Eigentümer sollten Sie grundsätzlich eine detaillierte Aufschlüsselung einfordern, aus der zweifelsfrei hervorgeht, welche Verpflichtungen durch das monatliche Pauschalhonorar abgedeckt sind und welche Tätigkeiten als Zusatzleistung gesondert in Rechnung gestellt werden. In einem fairen Pauschalhonorar sollten die grundlegenden Regelleistungen, der sogenannte Soll-Zustand, bereits vollständig enthalten sein.
Für eine Wohnungseigentümergemeinschaft bedeutet dies, dass die Vorbereitung, Durchführung und Protokollierung der jährlichen Eigentümerversammlung ebenso inklusive sein müssen wie die fachgerechte Erstellung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung. Bezogen auf die reine Mietverwaltung gehören das monatliche Mieteinzugswesen, die laufende Buchhaltung sowie die Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnung für den Mieter fest in diese Grundpauschale. Demgegenüber stehen jene Posten, die normalerweise zusätzlich berechnet werden und den Vertrag ergänzen. Hierzu zählen im Verwaltungsalltag die Auslagen für Postgebühren, Telefonate und Kopien, welche die Verwaltung entweder über eine pauschale Abrechnung oder als genaue Einzelaufstellung geltend macht. Auch das Eintreiben von Zahlungsrückständen über Mahngebühren, Mahnkosten oder die Einbindung eines Forderungseinzugsunternehmens wird separat berechnet. Ebenso verhält es sich mit dem anfallenden Aufwand für eine anstehende Neuvermietung inklusive der aufwendigen Mietersuche sowie mit echten Sonderleistungen, zu denen beispielsweise die intensive Baubetreuung bei größeren Sanierungsmaßnahmen am Gebäude gehört. Ein guter Verwaltungsauftrag zeichnet sich durch Transparenz aus. Achten Sie auf die folgenden Punkte, um sicherzustellen, dass Sie ein faires Angebot für Ihr kleines Objekt erhalten:
Achten Sie auf versteckte Kosten
Als Eigentümer sollten Sie bei extrem niedrigen Grundhonoraren grundsätzlich skeptisch sein. Sehr oft verstecken sich hinter solchen scheinbar günstigen Lockangeboten hohe Preise für Leistungen, die im alltäglichen Betrieb eigentlich regelmäßig anfallen. Es lohnt sich daher, das Kleingedruckte genau zu studieren, um typische Kostenfallen rechtzeitig zu umgehen. Eine dieser klassischen Fallen betrifft die Pauschale für Telefonate und Postgebühren. Hier gilt es genau zu prüfen, ob eine feste jährliche Pauschale, wie beispielsweise 50 Euro pro Wohneinheit, vereinbart wurde oder ob am Ende jedes Telefongespräch und jeder Brief einzeln abgerechnet werden.
Eine pauschale Regelung ist für Sie als Eigentümer in der Regel deutlich besser planbar und schützt vor unvorhersehbaren Ausgaben. Ein weiterer sensibler Bereich sind Posten für Gerichtskosten und Rechtsberatung. Da eine Hausverwaltung keine rechtliche Beratung im eigentlichen Sinne leisten darf, sollten Sie genau hinsehen, wie Aufwendungen für Mahnverfahren oder das Begleiten von Beschlussanfechtungen im Vertrag geregelt sind. Diese Gebühren müssen in einem realistischen und nachvollziehbaren Rahmen bleiben. Zudem verlangen viele Anbieter einen speziellen Zuschlag für sehr kleine Wohnungseigentümergemeinschaften, beispielsweise bei Objekten mit weniger als sechs Wohneinheiten. Eigentümer müssen hier kritisch hinterfragen, ob dieser Aufpreis angemessen oder unverhältnismäßig hoch angesetzt ist.
Ganz gleich, ob Sie eine kleine Gemeinschaft verwalten lassen oder Ihr Mietobjekt in professionelle Hände geben: Die Verwaltungskosten sind im Verhältnis zur tatsächlichen Größe der Immobilie oft spürbar höher, da der administrative Aufwand pro Einheit nicht gleichmäßig mit der Größe des Objekts sinkt. Ein wirklich faires Angebot zeichnet sich durch absolute Transparenz aus. Es trennt das Grundhonorar unmissverständlich von den Sonderleistungen und verzichtet auf überhöhte Gebühren für routinemäßige Abläufe wie das Mahnwesen. Vergleichen Sie bei Ihrer Entscheidung daher niemals nur den reinen Preis pro Wohneinheit, sondern betrachten Sie stets die zu erwartenden Gesamtkosten inklusive aller wahrscheinlichen Zusatzleistungen. Nur so treffen Sie die richtige und wirtschaftlich nachhaltige Wahl für Ihre Immobilie.Seien Sie skeptisch bei extrem niedrigen Grundhonoraren. Oft verstecken sich dahinter hohe Preise für Leistungen, die häufig anfallen.