Verwalterwechselkosten minimieren
Es war an einem regnerischen Dienstagmorgen, als Markus Brem, Beiratsvorsitzender der Eigentümergemeinschaft „Lindenhof“, sichtlich erschöpft in meinem Büro saß. Er hielt eine Tasse Kaffee fest, als wäre sie sein einziger Rettungsanker, und starrte auf einen dicken Ordner. „Herr Kramer“, seufzte er und sah mich an. „Wir haben es getan. Wir haben unserer alten Hausverwaltung gekündigt. Es ging einfach nicht mehr. Aber wenn ich mir diesen Papierkram und die ersten Angebote der Konkurrenz anschaue, kriege ich Angst. Uns droht finanzielles Chaos. Wie kommen wir hier raus, ohne dass uns die Kosten über den Kopf wachsen?“
Ich lehnte mich in meinem Bürostuhl zurück und lächelte verständnisvoll. In meinen zwanzig Jahren als Hausverwalter habe ich diese Situation dutzende Male erlebt. Der Wechsel einer Verwaltung ist für Eigentümer wie eine Operation am offenen Herzen der Immobilie – notwendig, aber mit Risiken behaftet. „Stellen Sie den Kaffee ab, Herr Brem“, sagte ich ruhig. „Und nehmen Sie einen Stift. Ich verrate Ihnen jetzt, wie Sie den Wechsel überstehen, ohne einen Cent mehr als nötig auszugeben. Hier sind meine persönlichen Tipps.
Warum voreiliges Handeln teuer wird
„Das Erste, was viele Eigentümer im Eifer des Gefechts vergessen, ist der Unterschied zwischen Recht und Geld“, begann ich. „Sie haben die alte Verwaltung wahrscheinlich auf einer außerordentlichen Eigentümerversammlung abberufen, richtig?“ Markus Brem nickte stolz. „Ja, einstimmig! Seit der WEG-Reform 2020 können wir den Verwalter doch jederzeit abberufen.“ „Das stimmt“, entgegnete ich. „Aber die Abberufung betrifft nur den Posten. Der Verwaltervertrag – also die Verpflichtung, ihn zu bezahlen – läuft laut Gesetz noch maximal sechs Monate weiter. Wenn Sie jetzt sofort eine neue Verwaltung unter Vertrag nehmen, zahlen Sie ein halbes Jahr lang doppelt.
Mein Tipp: Prüfen Sie das genaue Vertragsende. Kündigen Sie den Vertrag strategisch so, dass der Übergang nahtlos zum Ende des Wirtschaftsjahres erfolgt. Wenn Sie früher raus wollen, suchen Sie das Gespräch für einen Aufhebungsvertrag. Manchmal ist die alte Verwaltung sogar froh, eine unzufriedene Gemeinschaft oder einen unzufriedenen Eigentümer schneller loszuwerden.
Das trojanische Pferd: Vorsicht bei „Billig-Angeboten“
Herr Brem zog ein Angebot aus dem Ordner. „Schauen Sie mal, die Verwaltung ‚ImmoFix‘ verlangt nur 18 Euro pro Wohneinheit im Monat. Das ist fast die Hälfte von dem, was wir vorher gezahlt haben!“ Ich warf einen kurzen Blick auf das Papier und schüttelte den Kopf. „Herr Brem, das ist das trojanische Pferd der Immobilienbranche. Ein extrem niedriges Grundhonorar bedeutet fast immer, dass die Verwaltung sich das Geld über die Hintertür zurückholt. Man nennt das ‚versteckte Sonderleistungen‘.“
Ich tippte auf das Kleingedruckte des Angebots:
- Jede zusätzliche Kopie: 0,45 €
- Teilnahme an der Eigentümerversammlung ab der 91. Minute: 75 € pro angefangene Stunde.
- Bearbeitung eines Wasserschadens: 5 % der Schadenssumme.
- Bescheinigung für Handwerkerleistungen (§ 35a EStG): 25 € pro Eigentümer.
„Wenn Sie das alles zusammenrechnen, ist das vermeintliche Schnäppchen am Ende doppelt so teuer wie eine Verwaltung mit einer fairen, aber höheren Pauschale. Verlangen Sie immer ein detailliertes Leistungsverzeichnis und rechnen Sie die Kosten der letzten zwei Jahre fiktiv durch.
Die Einrichtungsgebühr weghandeln
Hier steht noch was von einer ‚Einrichtungsgebühr‘ von 500 Euro für die Datenübernahme“, bemerkte Herr Brem stirnrunzelnd und deutete auf eine fett gedruckte Zeile im Kostenvoranschlag. „Auch das ist völlig normal im Alltag“, sagte ich und winkte ab. „Der neue Verwalter muss schließlich alle Stammdaten der Eigentümer, die Abrechnungswerte der letzten Jahre und die Zählerstände händisch in sein Verwaltungsprogramm einpflegen. Das bedeutet für seine Mitarbeiter ein paar Tage konzentrierte Fleißarbeit. Aber wissen Sie was? Der Markt für Immobilienverwaltungen ist hart umkämpft. Fast jede Firma sucht händisch nach stabilen, verlässlichen Gemeinschaften.“
Ich beugte mich ein Stück vor und senkte die Stimme, als würde ich ein Staatsgeheimnis teilen.
„Diese Gebühr ist reine Verhandlungssache. Eine Verwaltung verdient ihr Geld nicht mit der einmaligen Einrichtung, sondern mit der jahrelangen Betreuung. Wenn Sie dem neuen Anbieter signalisieren, dass Sie an einer langfristigen und friedlichen Partnerschaft interessiert sind – sagen wir, mit einer festen Vertragslaufzeit von zwei oder drei Jahren –, lassen die meisten Unternehmen diese Gebühr komplett unter den Tisch fallen. Für die ist ein sicherer Kunde über Jahre hinweg viel mehr wert als die schnelle Mark beim Einzug.“
Herr Brem machte sich eine Notiz. „Das klingt logisch. Aber wie verpacke ich das im Gespräch, ohne unverschämt zu wirken?“
„Fragen Sie einfach ganz unverblümt danach“, riet ich ihm. „Sagen Sie dem neuen Verwalter: ‚Wir suchen eine Verwaltung für die nächsten Jahre und möchten die Zusammenarbeit langfristig anlegen. Wenn wir uns auf eine feste Laufzeit einigen, verzichten Sie dann im Gegenzug auf die Kosten der Datenübernahme?‘ Glauben Sie mir, Herr Brem, bei neun von zehn Verwaltungen rennen Sie damit offene Türen ein. Wer nicht fragt, der zahlt – so einfach ist das in unserer Branche.“
Der Übergabe-Krieg: Lassen Sie sich nicht blockieren
„Was passiert eigentlich mit unseren Unterlagen?“, fragte mein Gegenüber besorgt. „Der alte Verwalter reagiert nicht mal mehr auf meine E-Mails.“„Das ist die größte Gefahr für Zusatzkosten“, warnte ich. „Der alte Verwalter ist gesetzlich verpflichtet, alle Unterlagen – von Abrechnungen bis zu den Kontoauszügen – unverzüglich herauszugeben. Zögert er das hinaus, kann der neue Verwalter nicht arbeiten, muss Mahnungen schreiben oder Unterlagen mühsam rekonstruieren. Und diese Extrastunden stellt er Ihnen in Rechnung.“
Mein Rat aus der Praxis: Setzen Sie dem alten Verwalter schon im Kündigungsschreiben eine knallharte, taggenaue Frist zur Übergabe. Kündigen Sie schriftlich an, dass die Gemeinschaft ihn für alle finanziellen Folgeschäden (wie Mehraufwand des neuen Verwalters) haftbar machen wird. Das wirkt meistens Wunder.
Die Geheimwaffe: Ein gut sortierter Beirat
„Und was können wir als Beirat konkret tun, um die Kosten zu drücken?“, fragte Herr Brem, während er eifrig mitschrieb und den Stift kaum stillhielt.
„Machen Sie dem neuen Verwalter das Leben so einfach wie möglich“, antwortete ich prompt. „Die größte Angst einer neuen Verwaltung ist das unleserliche Chaos, das der Vorgänger oft hinterlässt. Wenn wir wochenlang Akten sortieren, Papierschnipsel ordnen und fehlenden Belegen hinterherlaufen müssen, kostet das Zeit. Und Zeit ist Geld. Je weniger Stunden wir für die reine Suche nach Grundinformationen brauchen, desto besser ist Ihre Verhandlungsposition beim Preis.“
Ich holte ein leeres Blatt Papier heraus und zeichnete drei Spalten auf.
„Erstellen Sie als Verwaltungsbeirat eine saubere, lückenlose Übersicht aller aktuellen Dienstleister. Wer kümmert sich um die Hausmeisterdienste? Welche Firma pflegt den Garten und räumt im Winter den Schnee? Bei welchem Energieversorger läuft der Stromvertrag für das Treppenhaus und woher kommt das Gas? Fügen Sie direkt die jeweiligen Vertragsnummern und die Telefonnummern der Ansprechpartner hinzu.“
Herr Brem nickte eifrig. „Das haben wir tatsächlich alles in unseren privaten Ordnern.“
„Perfekt!“, sagte ich. „Aber gehen Sie noch einen Schritt weiter. Schreiben Sie eine kurze Chronik der Immobilie für die letzten drei Jahre auf. Welche großen Reparaturen wurden durchgeführt? Gab es wiederkehrende Rohrbrüche? Welche Sanierungen wurden auf den letzten Versammlungen beschlossen, aber noch nicht umgesetzt? Wenn Sie uns diese Informationen geordnet auf einem Speicherstift oder per elektronischer Post übergeben, sparen wir Tage an Arbeit. Sie nehmen uns die lästige Detektivarbeit ab. Und im Gegenzug können Sie bei den Preisverhandlungen selbstbewusst auftreten und sagen: ‚Sehen Sie, wie perfekt wir vorbereitet sind? Der Arbeitsaufwand bei uns ist minimal – das muss sich auch im monatlichen Preis widerspiegeln.‘ Ein gut strukturierter Beirat ist für jeden Verwalter ein Segen, für den man gerne einen Preisnachlass gewährt.“
Der positive Nebeneffekt: Der große Kassensturz
Ich beugte mich vor. „Und jetzt kommt der beste Tipp, Herr Brem. Ein Verwalterwechsel ist die perfekte Gelegenheit, um richtig Geld zu sparen. Alte Verwaltungen lassen Verträge oft jahrzehntelang einfach laufen. Die Gebäudeversicherung ist zu teuer, der Stromtarif veraltet, die Wartungsverträge für den Aufzug überteuert.“
Ich erklärte ihm, dass gute Hausverwaltungen oft Rahmenverträge mit großen Versicherern oder Energieanbietern haben. „Fragen Sie den neuen Verwalter direkt beim Erstgespräch: ‚Können wir durch Ihre Rahmenverträge unsere laufenden Betriebskosten senken?‘ Oft spart die Gemeinschaft durch den Wechsel der Dienstleister so viel Geld, dass sich das Honorar des neuen Verwalters im ersten Jahr von ganz alleine bezahlt.
Das Aufatmen
Markus Brem lehnte sich sichtlich erleichtert in seinem Stuhl zurück, schloss den dicken Ordner mit einem hörbaren Knall und nahm einen tiefen Schluck von seinem inzwischen lauwarmen Kaffee. Das panische Flackern in seinen Augen, das ihn beim Betreten meines Büros noch wie ein gehetztes Wild wirken ließ, war vollkommen verschwunden. Es war einem festen, entschlossenen Blick gewichen.
„Herr Kramer“, sagte er, und ein echtes, befreites Lächeln legte sich über sein Gesicht. „Ich danke Ihnen. Wenn ich ehrlich bin, dachte ich bis vor einer Stunde noch, dieser Wechsel bricht unserer Gemeinschaft finanziell das Genick. Ich hatte schlaflose Nächte wegen der drohenden Doppelzahlungen und der undurchsichtigen Angebote. Aber jetzt, mit Ihren Ratschlägen im Hinterkopf, sehe ich das Ganze nicht mehr als lästiges Übel. Es ist im Grunde eine Riesenchance, unser Haus und unsere Finanzen nach all den Jahren endlich mal wieder gründlich auf Vordermann zu bringen.“
Ich stand auf, ging hinüber zu meinem Fenster und blickte kurz hinaus auf den Innenhof, bevor ich mich wieder zu ihm umdrehte.
„Genau das ist es auch, Herr Brem“, sagte ich und reichte ihm zum Abschied die Hand. „Ein Wechsel ist immer auch ein sauberer Schnitt und ein Neuanfang. Man darf sich nur nicht von den anfänglichen Hürden einschüchtern lassen. Die meisten Eigentümer zahlen beim Verwalterwechsel nur deshalb drauf, weil sie die Kniffe der Branche nicht kennen oder sich von niedrigen Grundpreisen blenden lassen. Wenn Sie sich an unseren Plan halten, die Fristen wahren, die Verträge der Dienstleister prüfen und dem neuen Verwalter als gut vorbereiteter Beirat gegenübertreten, werden Sie am Ende sogar mit einem finanziellen Plus aus der Sache herausgehen. Man muss eben, wie überall im Leben, nur die Spielregeln kennen und sie zum eigenen Vorteil nutzen.“
Ich begleitete ihn noch bis zur Tür. Er klemmte sich seinen Ordner unter den Arm, und als er die Stufen hinunterging, wirkte sein Schritt deutlich leichter als noch bei seiner Ankunft. Ich wusste, dass auf den Lindenhof zwar noch einiges an Arbeit zukam – aber das Fundament für einen kostengünstigen und erfolgreichen Neustart war gelegt.