Kosten und Einschätzungen beim Hausverwalterwechsel

Hausverwaltungwechsel steht an?

Der Wechsel eines Hausverwalters kann aus verschiedenen Gründen notwendig werden – sei es wegen mangelnder Leistung, Unzufriedenheit mit der Kommunikation oder einfach dem Wunsch nach einem besseren Preis-Leistungs-Verhältnis. Was viele Eigentümergemeinschaften (WEGs) und Vermieter jedoch oft überrascht, sind die damit verbundenen Kosten. Dieser Beitrag soll einen umfassenden Überblick über die anfallenden Kosten, deren Einschätzung und durchschnittliche Werte geben.

1. Die häufigsten Gründe für einen Hausverwalterwechsel

Bevor wir zu den Kosten kommen, ist es wichtig, die Ursachen zu verstehen, da sie oft direkt mit den finanziellen Auswirkungen zusammenhängen.

• Mangelhafte Kommunikation: Der häufigste Grund ist, dass der Verwalter nicht erreichbar ist oder Anfragen nur schleppend bearbeitet.
• Schlechte finanzielle Verwaltung: Fehler in der Abrechnung, intransparente Buchführung oder späte Abrechnungen.
• Unzureichende Instandhaltung: Mängel am Gebäude werden nicht behoben, Handwerker werden nicht rechtzeitig beauftragt oder die Koordination von Reparaturen ist mangelhaft.
• Hohe Verwaltergebühren: Eine günstigere Alternative wird gefunden, die bei gleicher Leistung weniger kostet.
• Vertrauensverlust: Es gab Vorfälle, die das Vertrauen in die Kompetenz oder Integrität des Verwalters nachhaltig erschüttert haben.

2. Überblick über die Wechselkosten

Die Kosten eines Hausverwalterwechsels setzen sich nicht nur aus direkten Zahlungen zusammen, sondern auch aus indirekten Kosten, die oft übersehen werden.

Direkte Kosten:

1. Gebühren für die Übergabe (Ablösegebühr): Dies ist der wohl umstrittenste Kostenpunkt. Einige alte Hausverwaltungen verlangen eine Gebühr für die korrekte Übergabe aller Unterlagen an den neuen Verwalter. Sie begründen dies mit dem zeitlichen Aufwand für das Sortieren und Kopieren von Akten, die Erstellung einer Übergabeliste und die persönliche Übergabe.
2. Kosten für die Eigentümerversammlung: Die Entscheidung für einen Wechsel muss in der Regel in einer Eigentümerversammlung getroffen werden. Die Einladungen und die Durchführung dieser Versammlung verursachen Kosten, die in der Regel aus der Rücklage oder dem Hausgeld bestritten werden. Dazu gehören:
   • Portokosten für die Einladungen.
   • Raummiete, falls die Versammlung nicht im eigenen Objekt stattfindet.
   • Ggf. Anwalts- oder Notarkosten für die korrekte Beschlussfassung, falls es juristische Unsicherheiten gibt.
3. Kosten für die Einarbeitung des neuen Verwalters: Einige neue Verwalter berechnen eine einmalige Pauschale für die Übernahme einer neuen Liegenschaft. Diese deckt den Aufwand für die Sichtung aller Unterlagen, die Erstellung neuer Akten und die Einarbeitung in die Besonderheiten des Objekts.
4. Kosten für die Neuaufstellung der Jahresabrechnung: Wenn der Wechsel während eines laufenden Wirtschaftsjahres stattfindet, muss die Abrechnung geteilt werden. Der alte Verwalter rechnet den Zeitraum bis zum Wechseltag ab, der neue Verwalter den Rest. In der Praxis kommt es hier oft zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten, wenn die Abrechnungen nicht sauber getrennt wurden.

Indirekte Kosten:

1. Zeitaufwand für die Eigentümer: Die Suche nach einem neuen Verwalter, die Durchführung von Gesprächen, das Einholen von Angeboten und die Vorbereitung der Versammlung ist mit erheblichem Zeitaufwand verbunden.
2. Rechtsberatungskosten: Insbesondere wenn der alte Verwalter die Unterlagen nicht fristgerecht herausgibt oder die Übergabe blockiert, können Anwaltskosten für die rechtliche Durchsetzung anfallen.
3. Gefahr von Fehlern: Ein Wechsel birgt immer das Risiko, dass Unterlagen verloren gehen oder in der Übergangsphase wichtige Informationen übersehen werden. Dies kann zu Fehlern in der Buchführung oder Verzögerungen bei wichtigen Instandhaltungsmaßnahmen führen.

3. Was kostet der Wechsel im Durchschnitt?

Die genauen Kosten variieren stark je nach Größe der WEG, der Komplexität der Immobilie und dem Verhalten des alten Verwalters. Hier sind jedoch einige Erfahrungswerte:

• Ablösegebühr des alten Verwalters:
  • Einschätzung: Diese Gebühr ist rechtlich umstritten. Ein Urteil des BGH (Bundesgerichtshof) besagt, dass die Übergabe der Unterlagen eine „Nebenpflicht“ aus dem Verwaltervertrag ist und nicht gesondert vergütet werden darf. Viele Verwalter versuchen es dennoch. Eine explizite Klausel im alten Verwaltervertrag könnte diese Gebühr legitimieren, ist aber juristisch angreifbar.
  • Durchschnittliche Kosten: Zwischen 100 und 500 Euro. Bei größeren Objekten können es auch bis zu 1.000 Euro sein, wenn eine sehr umfangreiche Übergabe (z.B. bei Sondereigentumsverwaltung) stattfindet.
• Kosten für die Übergabe und Einarbeitung des neuen Verwalters:
  • Einschätzung: Viele neue Verwalter verzichten auf eine explizite Übernahmegebühr und kalkulieren den Aufwand in die laufende monatliche Gebühr ein. Es gibt jedoch auch Anbieter, die eine einmalige Pauschale berechnen.
  • Durchschnittliche Kosten: 250 bis 750 Euro. In manchen Fällen wird die Gebühr auch pro Wohneinheit (WE) berechnet, z.B. 10-20 Euro pro WE.
• Kosten für die Eigentümerversammlung:
  • Einschätzung: Wenn die Versammlung in den eigenen Räumlichkeiten abgehalten wird, fallen nur Portokosten an. Eine externe Location verursacht jedoch zusätzliche Kosten.
  • Durchschnittliche Kosten: 50 bis 250 Euro, je nach Größe der WEG und ob eine externe Location benötigt wird.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die reinen direkten Kosten für einen Verwalterwechsel im Durchschnitt zwischen 400 und 1.500 Euro liegen können, abhängig von den genannten Faktoren. Bei rechtlichen Auseinandersetzungen können diese Kosten schnell in die Tausende gehen.

4. Tipps zur Kostenminimierung

1. Rechtzeitig kündigen: Achten Sie auf die Kündigungsfristen in Ihrem Verwaltervertrag. Eine fristgerechte Kündigung vermeidet rechtliche Auseinandersetzungen und ermöglicht eine geordnete Übergabe.
2. Transparente Vertragsprüfung: Lesen Sie den alten und den neuen Verwaltervertrag sorgfältig durch. Achten Sie auf Klauseln zu Ablöse- oder Übernahmegebühren. Verhandeln Sie mit dem neuen Verwalter über die Übernahmegebühr.
3. Vorbereitung der Übergabe: Eine gute Vorbereitung seitens der WEG kann den Übergabeprozess beschleunigen. Fordern Sie vom alten Verwalter frühzeitig eine Liste aller relevanten Unterlagen an.
4. Klare Beschlussfassung: Lassen Sie den Beschluss für den Verwalterwechsel rechtssicher in der Eigentümerversammlung fassen. Im Zweifel hilft hier eine juristische Kurzberatung, um spätere Anfechtungen zu vermeiden.
5. Zeitpunkt des Wechsels: Versuchen Sie, den Wechsel zum Ende des Wirtschaftsjahres durchzuführen. Das erleichtert die Abrechnung und minimiert das Risiko von Fehlern bei der Aufteilung der Abrechnungen.

Ein Verwalterwechsel ist selten kostenlos. Die direkten Kosten können sich schnell summieren, und die indirekten Kosten durch Zeitaufwand und mögliche Fehler sollten nicht unterschätzt werden. Eine sorgfältige Planung, das Einholen mehrerer Angebote und die klare Kommunikation mit allen Beteiligten sind entscheidend, um die Kosten im Griff zu behalten und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.