Hausverwaltungskosten für kleine WEGs und Mietobjekte in Köln und Umgebung
Hausverwaltungskosten sind für viele Immobilieneigentümer eine Blackbox. Besonders Inhaber kleiner Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) und Vermieter einzelner Mietobjekte fragen sich oft, wie sich die Preise zusammensetzen und welche Kosten angemessen sind.
Dieser detaillierte Blogbeitrag beleuchtet, welche Kosten für die Verwaltung kleiner Objekte anfallen, welche Unterschiede es zwischen WEG- und Mietverwaltung gibt und wie Sie ein faires Angebot erkennen.
Teil 1: Die Kostenstruktur – Was ist drin im Verwaltungshonorar?
Die Kosten für eine Hausverwaltung bestehen nicht nur aus dem Grundhonorar. Sie setzen sich aus verschiedenen Posten zusammen, die man kennen muss, um die tatsächliche Belastung zu verstehen.
1. Das Grundhonorar (Pauschalhonorar)
Dies ist die Basisvergütung für die vertraglich vereinbarten Basisleistungen. Es wird meist pro Einheit (Wohnung/Gewerbefläche) und Monat berechnet.
| Verwaltungstyp | Berechnungsgrundlage | Typische Kosten (pro Einheit/Monat) |
| Kleine WEG-Verwaltung | Pro Wohneinheit (WE) | Ca. 25 € – 35 € (Bei sehr kleinen WEGs mit 2-5 Einheiten oft höher pro WE) |
| Mietverwaltung | Pro Wohneinheit (WE) oder als Prozentsatz der Miete | Ca. 20 € – 30 € oder 4 % – 6 % der Kaltmiete |
Teil 2: Spezielle Kostenfaktoren für kleine WEGs
Kleine WEGs unterliegen dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und haben spezifische Anforderungen, die sich in den Verwaltungskosten niederschlagen.
Die Besonderheiten des WEG-Gesetzes
Die Reform des WEG-Gesetzes (seit 2020) hat den Verwaltungsaufwand teils erhöht, da die Rechte der Eigentümer gestärkt wurden. Dies betrifft auch kleine Gemeinschaften:
- Umlaufbeschlüsse: Die Verwaltung muss Beschlüsse teils aufwendiger als reine Abstimmung organisieren, was bei kleinen WEGs mit stark unterschiedlichen Meinungen oft aufwendig ist.
- Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan: Diese Dokumente sind gesetzlich vorgeschrieben und müssen auch für ein 4-Parteien-Haus nach allen Regeln der Kunst erstellt werden – das ist ein wesentlicher Kostenfaktor.
- Verwaltungsbeirat: Die Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat (sofern vorhanden) und die Pflicht zur Einberufung von Versammlungen sind Fixpunkte, die in die Kosten einfließen.
Der ,,Selbstverwaltung vs. Fremdverwaltung“-Faktor
Viele sehr kleine WEGs (2-5 Einheiten) ziehen eine Selbstverwaltung in Betracht, um Kosten zu sparen. Die Fremdverwaltung ist zwar teurer, bietet aber:
- Rechtssicherheit: Der Profi kennt das komplexe WEG-Recht.
- Neutrale Instanz: Wichtig bei Streitigkeiten zwischen Nachbarn.
- Zeitgewinn: Die Eigentümer sparen sich die umfangreiche Buchhaltung und Organisation.
Kosten-Tipp für kleine WEGs: Prüfen Sie, ob der Verwalter einen ,,technischen Grundservice“ (kleine Reparaturen, Schlüsselbestellung) als Zusatzleistung anbietet. Bei kleinen Objekten ist es oft effizienter, diese Aufgaben im Paket zu haben, als für jede Kleinigkeit einen neuen Handwerker zu beauftragen.
Teil 3: Spezielle Kostenfaktoren für die Mietverwaltung
Die Verwaltung eines reinen Mietobjekts (z. B. ein Mehrfamilienhaus oder ein einzelnes Sondereigentum innerhalb einer WEG) hat andere Schwerpunkte. Hier geht es primär um die Mieterbeziehung und die finanzielle Optimierung.
1. Das Alltagsgeschäft: Die Mieterbetreuung
Die Mietverwaltung umfasst typischerweise:
- Mietinkasso: Überwachung des Mieteingangs und Mahnwesen (bei säumigen Zahlern).
- Nebenkostenabrechnung: Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnung (oftmals ein komplexer Vorgang!).
- Korrespondenz: Bearbeitung von Beschwerden und Reparaturanforderungen.
- Regelmäßige Begehungen: Kontrolle des Zustands der Immobilie.
Wichtig: Der größte Kostenfaktor in der Mietverwaltung ist oft die Neuvermietung.
2. Kosten für Neuvermietung und Leerstand
Wenn ein Verwalter die Neuvermietung (Mietersuche, Bonitätsprüfung, Vertragserstellung) übernimmt, wird dies in der Regel gesondert berechnet.
- Option A: Maklerprovision: Der Verwalter fungiert als Makler und berechnet Ihnen 1 bis 2 Nettokaltmieten als Provision (der Mieter zahlt nach dem Bestellerprinzip nichts).
- Option B: Pauschale: Eine feste Pauschale pro Neuvermietung (z. B. 200 € bis 500 €).
Kosten-Tipp für Vermieter: Prüfen Sie, ob Sie die Neuvermietung selbst übernehmen können, um diese hohen Zusatzkosten zu vermeiden. Die laufende Betreuung (Mieterbetreuung, Inkasso) sollte jedoch beim Profi bleiben.
3. Abrechnung des Sondereigentums (Mietshaus in WEG)
Besitzen Sie eine einzelne vermietete Wohnung (Sondereigentum) in einer WEG, haben Sie sogar zwei Verwaltungsgebühren:
- WEG-Verwaltung: Für das Gemeinschaftseigentum (z. B. Dach, Treppenhaus) – bezahlt aus dem Hausgeld.
- Mietverwaltung: Für Ihr Sondereigentum (Mieterkorrespondenz, Abrechnung) – bezahlen Sie dem separaten Mietverwalter.
Achten Sie darauf, dass der Mietverwalter die Daten aus der WEG-Jahresabrechnung effizient in die Nebenkostenabrechnung für Ihren Mieter überträgt, da dies ein kritischer und fehleranfälliger Prozess ist.
Teil 4: So finden Sie ein faires und transparentes Angebot
Ein guter Verwaltungsauftrag zeichnet sich durch Transparenz aus. Achten Sie auf die folgenden Punkte, um sicherzustellen, dass Sie ein faires Angebot für Ihr kleines Objekt erhalten:
1. Die Kosten müssen klar getrennt sein
Fordern Sie eine klare Aufschlüsselung, was im Pauschalhonorar enthalten ist und was nicht.
| Im Pauschalhonorar enthalten (Sollte-Zustand) | Zusätzlich berechnet (Normalerweise) |
| WEG: Jährliche Versammlung & Protokoll | Porto, Telefon, Kopien (entweder Pauschale oder Einzelabrechnung) |
| WEG: Erstellung von Wirtschaftsplan & Jahresabrechnung | Mahngebühren, Mahnkosten, Inkassokosten |
| Miet: Mietinkasso und Buchhaltung | Kosten für Neuvermietung (Mietersuche) |
| Miet: Jährliche Betriebskostenabrechnung | Kosten für Sonderleistungen (z. B. Baubetreuung) |
2. Achten Sie auf versteckte Kosten (,,All-In vs. Basis“)
Seien Sie skeptisch bei extrem niedrigen Grundhonoraren. Oft verstecken sich dahinter hohe Preise für Leistungen, die häufig anfallen.
| Kostenfalle | Was zu beachten ist |
| Telefon/Porto-Pauschale | Ist eine jährliche Pauschale (z. B. 50 € pro Einheit) verhandelt oder werden alle Telefonate einzeln abgerechnet? Eine Pauschale ist meist besser planbar. |
| ,,Gerichtskosten/Rechtsberatung“ | Der Verwalter darf keine Rechtsberatung leisten. Sind Kosten für Mahnverfahren oder Beschlussanfechtungen im Vertrag geregelt? Diese sollten realistisch sein. |
| Zuschlag für ,,sehr kleine WEGs“ | Ist der Zuschlag (z. B. für WEGs < 6 Einheiten) angemessen oder unverhältnismäßig hoch? |
3. Referenzen und Fachwissen
Gerade bei kleinen WEGs ist es entscheidend, einen Verwalter zu finden, der:
- Kleinobjekte wirklich betreut: Fragen Sie nach Referenzen für ähnlich große WEGs.
- Sich mit dem Mietrecht auskennt: Für Vermieter ist das Fachwissen im Mietrecht und bei Nebenkostenabrechnungen essenziell.
Fazit:
Ob Sie eine kleine WEG verwalten lassen oder Ihr Mietobjekt in professionelle Hände geben: Die Kosten sind im Verhältnis zur Größe der Immobilie oft höher, da der Verwaltungsaufwand pro Einheit nicht linear sinkt.
Ein faires Angebot ist transparent, trennt das Basishonorar klar von den Sonderleistungen und verlangt keine überhöhten Gebühren für Routinevorgänge wie das Mahnwesen. Vergleichen Sie nicht nur den Preis pro Einheit, sondern die Gesamtkosten inkl. aller wahrscheinlichen Zusatzleistungen, um die richtige Wahl für Ihre Immobilie zu treffen.
