Ist eine doppelte Buchführung für kleine WEGs Pflicht? #

Nein. Im Gegensatz zu Unternehmen sind WEGs nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Laut Wohnungseigentumsgesetz (§ 28 WEG) genügt eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Wichtig ist jedoch, dass die Buchführung eine lückenlose Dokumentation aller Geldflüsse (Bankbewegungen) darstellt, um die Jahresabrechnung korrekt erstellen zu können.

Welche Bestandteile gehören zwingend zur WEG-Abrechnung? #

Eine rechtskonforme Jahresabrechnung für eine kleine WEG muss mindestens folgende Dokumente umfassen:

• Gesamtabrechnung: Darstellung aller Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft im Kalenderjahr.
• Einzelabrechnungen: Aufschlüsselung der Kosten auf die einzelnen Eigentümer (nach Miteigentumsanteilen oder individuellem Schlüssel).
• Instandhaltungsrücklage: Nachweis über die Entwicklung und den aktuellen Stand der Rücklagen.
• Vermögensstatus: Eine Aufstellung über das Bankguthaben sowie Forderungen (z. B. Hausgeldrückstände) und Verbindlichkeiten.

Was ist der Unterschied zwischen Hausgeld und Instandhaltungsrücklage? #

• Hausgeld: Monatliche Vorauszahlungen der Eigentümer zur Deckung der laufenden Betriebskosten (Versicherungen, Müll, Strom, Verwaltung).
• Instandhaltungsrücklage (Erhaltungsrücklage): Eine „Sparrate“ für zukünftige größere Reparaturen am Gemeinschaftseigentum (z. B. Dachsanierung, neue Heizung). Diese Gelder müssen rechtlich getrennt von den laufenden Mitteln betrachtet werden.

Dürfen kleine WEGs die Buchhaltung selbst machen? #

Ja, kleine Gemeinschaften können sich für die Selbstverwaltung entscheiden. Dabei übernimmt meist ein Miteigentümer die Rolle des Verwalters.

Wichtig: Auch bei Selbstverwaltung gelten die strengen gesetzlichen Vorgaben des WEG-Rechts. Wir empfehlen die Nutzung einer spezialisierten Software oder einer professionellen Software-as-a-Service-Lösung, um Fehler bei der Umlageberechnung zu vermeiden.

Wie werden Heizkosten in einer kleinen WEG korrekt abgerechnet? #

In Deutschland ist die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) zwingend anzuwenden, sofern keine Ausnahme vorliegt (z. B. ein Zweifamilienhaus, in dem der Vermieter mitwohnt). Das bedeutet: Mindestens 50 % bis maximal 70 % der Kosten müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Eine reine Abrechnung nach Quadratmetern ist meist rechtswidrig und anfechtbar.

Was passiert, wenn ein Eigentümer sein Hausgeld nicht zahlt? #

Der Verwalter ist verpflichtet, säumige Zahler anzumahnen. Bei kleinen WEGs ist ein zügiges Mahnwesen entscheidend, da fehlende Zahlungen die Liquidität der gesamten Gemeinschaft schnell gefährden können. Die Buchhaltung muss diese Rückstände im Vermögensstatus klar ausweisen.

Welche Fristen gelten für die Erstellung der Abrechnung? #

Das Gesetz nennt keine exakte Frist, aber die Rechtsprechung geht davon aus, dass die Jahresabrechnung innerhalb der ersten sechs Monate des Folgejahres vorliegen sollte. Spätestens zur Eigentümerversammlung muss sie den Eigentümern zur Prüfung und Beschlussfassung vorgelegt werden.