Was ist der Unterschied zwischen Mietbuchhaltung und Hausgeldbuchhaltung? #

Die Mietbuchhaltung bezieht sich auf das Verhältnis zwischen Vermieter und Mieter (Einnahmen aus Mieten, Mahnwesen, Betriebskosten). Die Hausgeldbuchhaltung hingegen betrifft die WEG-Verwaltung (Wohnungseigentümergemeinschaft), bei der es um die Zahlungen der Eigentümer an die Gemeinschaft geht, um Instandhaltung und Verwaltung zu finanzieren.

Wann muss die Betriebskostenabrechnung spätestens vorliegen? #

Gemäß § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen.

• Beispiel: Wenn das Abrechnungsjahr das Kalenderjahr ist, muss die Abrechnung für 2025 spätestens am 31.12.2026 beim Mieter sein. Nach dieser Frist kann der Vermieter in der Regel keine Nachforderungen mehr stellen.

Was ist das ,,Zufluss-Abfluss-Prinzip“? #

In der Mietbuchhaltung gilt meist das Zufluss-Abfluss-Prinzip. Das bedeutet, dass Einnahmen und Ausgaben in dem Kalenderjahr verbucht und abgerechnet werden, in dem sie tatsächlich auf dem Konto eingegangen oder abgeflossen sind. Dies ist besonders für die Steuererklärung des Eigentümers (Anlage V) entscheidend.

Wie wird mit Mietrückständen umgegangen? #

Sobald eine Mietzahlung ausbleibt, greift das Mahnwesen:

1. Zahlungserinnerung: Höfliche Nachfrage kurz nach Fälligkeit.
2. 1. & 2. Mahnung: Formelle Aufforderung mit Fristsetzung.
3. Kündigung: Bei einem Rückstand von zwei Monatsmieten (oder einem erheblichen Teil davon über zwei Termine) ist eine fristlose Kündigung rechtlich möglich.

Welche Unterlagen müssen für die Buchhaltung aufbewahrt werden? #

Es besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für buchungsrelevante Unterlagen. Dazu gehören:

• Kontoauszüge des Mietkontos.
• Rechnungen von Handwerkern und Dienstleistern (z. B. Hausreinigung, Winterdienst).
• Mietverträge und Nachträge.
• Korrespondenz zur Mietanpassung.

Darf die Mietkaution auf dem normalen Verwaltungskonto liegen? #

Nein. Die Mietkaution muss gemäß § 551 BGB rechtlich getrennt vom Vermögen des Vermieters (und des Verwalters) angelegt werden. Üblich ist ein spezielles Kautionskonto (Treuhandkonto) bei einer Bank, das insolvenzfest ist und zum üblichen Zinssatz für Spareinlagen verzinst wird.

Was ist eine Instandhaltungsrücklage in der Mietverwaltung? #

Während bei der WEG eine Rücklage gesetzlich vorgeschrieben ist, ist sie bei der reinen Mietverwaltung (Sondereigentum oder Zinshaus) eine freiwillige Vorsorge des Eigentümers. Der Verwalter bildet aus den Mieteinnahmen einen Puffer, um größere Reparaturen am Sondereigentum (z. B. neue Therme oder Bodenbeläge) sofort bezahlen zu können, ohne den Eigentümer um eine Sonderzahlung bitten zu müssen.